Ma semaine idéale  de manager

Ma semaine idéale de manager

Quand on est manager, il y a souvent plus de choses à faire que de temps. Et cela peut donner lieu à des emplois du temps difficiles, pour ne pas dire invivables : de la journée en apnée à courir après les réunions, à l’impossibilité de se poser pour réfléchir et pour travailler.

Et c’est dans ces moments là que j’ai rencontré le triple effet kiss cool : ce n’est bon ni pour moi, ni pour les autres, ni pour mon efficacité. Bref, c’est loose loose loose.

C’est pour ça qu’aujourd’hui je vous propose de vous poser sur votre emploi du temps, pour arriver à mettre en place votre semaine de rêve. Si si, c’est possible, ou du moins vous pouvez vous en rapprocher. 😁

Mais le problème de l’organisation, c’est que c’est une chose très personnelle, et personne ne peut la définir pour vous. Enfin si…, mais elle ne vous ira pas. Je vais donc vous poser cinq questions, pour vous permettre de réfléchir à ce qui marche pour vous. Evidemment je ne vais pas pouvoir m’empêcher de vous partager ce que j’avais mis en place personnellement, parce que j’avoue que j’ai quelques compétences en matière de structuration du temps 😀

C’est parti ? A vos agendas !

 

#1 – Quelle est le rythme idéal de votre journée ?

 

Pour moi c’est LA question clé. Souvent, en tant que manager on a un emploi du temps rempli avec des choses que l’on ne décide pas. Donc nous allons partir à contrecourant et d’abord placer ce que l’on souhaite maîtriser.

Quand je parle de rythme, je m’intéresse en premier à trois moments clés : le lancement de la journée, le midi, et la fin de journée. Peu importe ce que vous en faites, mais faites-en ce dont vous avez besoin : voir vos équipes, dépiler vos mails, marcher dehors…  Ces moments ne servent pas juste à « passer une bonne journée », je les place à la base de l’efficacité personnelle. Et une des bonnes pratiques que j’avais prise était de réserver ces créneaux dans mon agenda. Ça m’évitait de m’énerver contre les gens qui me mettaient des réunions à 9h alors que vraiment ce n’était pas le moment. 😀

Dans le rythme journalier, un autre sujet peut être le nombre de réunions consécutives que vous pouvez absorber. Et avec ces temps de visio, c’est peut-être encore plus important. Pour ma part, au bout de 3 réunions de 30mn je saturais. Donc à chaque fois que je voyais trois créneaux se remplir, je réservais le créneau suivant en « tampon ». Même chose quand je savais que certaines réunions allaient déborder, je prévoyais une marge ensuite. Ça me demandait certes d’avoir toujours un œil sur mon emploi du temps à venir, mais le rythme, ça n’a pas de prix. 😀

Et vous ? Quand avez vous eu l’impression d’avoir passé votre journée en apnée ? Ou au contraire, avez-vous souvenir d’une journée idéale ? C’est le moment d’identifier vos conditions. Et de les caler dans votre agenda ! 

 

#2 – Quelle est votre rythme de semaine ?

 

Maintenant que vous avez réfléchi à votre rythme sur une journée, je vous propose de vous poser sur le rythme de votre semaine.  Et si on applique le même principe que sur la journée, je dirais que le tout début et la toute fin de semaine sont des moments clés à garder sous contrôle.

Une autre question récurrente est le flot continu de réunion. Et beaucoup de managers se plaignent de ne pas avoir le temps de travailler. Et en effet, si on ne réserve pas les créneaux, tout se remplit très vite. Et même si on en réserve, ils vont se faire grapiller. Le bon rythme que j’avais trouvé était de réserver ¾ d’une journée par semaine, ce qui me permettait avec les aléas de sauvegarder au moins 2h de travail les mauvaises semaines. 

Allez, pour tout vous dire, preuve que parfois on déroge à son sacro saint idéal, j’en suis venu aussi à ajouter une soirée de travail par semaine. De manière tout à fait consciente, un 21h/23h qui me permettait de dépiler mes mails. Sans personne pour y répondre en direct en plus.

Et vous, quelles sont vos plages de travail idéales ? Et quels sont les autres moments que vous voulez ajouter pour travailler comme vous le souhaitez ?

 

#3 – Quel est votre écosystème ?

 

Maintenant que vous avez calé votre rythme, on peut aborder votre écosystème, les plus classiques étant vos N-1, votre chef et vos alter égo.

Pour vos N-1, j’imagine que vous avez déjà vos habitudes, avec des 121 et un point d’équipe. En amélioration, on peut quand même se poser la question de ne pas passer le même temps ou la même périodicité avec chacun selon sa maturité ou la situation. 

Ensuite les points avec votre chef. Pour ma part même sans suivi opérationnel de proximité, j’avais tendance à les garder en hebdo ou toutes les deux semaines max. Comme ça en cas d’annulation de l’un d’entre eux, il n’était pas encore trop espacés.

Vient ensuite le reste de l’écosystème. Cela pouvait être les fonctions transverses type RH, ou mes alter égo des autres directions. Et c’est là que ça se corse. Parce que si vous les voyez tous tout le temps, ca va commencer à faire beaucoup. Il va donc falloir faire des choix. Ca tombe bien, c’est la question suivante. 😀

 

#4 – Quelles sont vos priorités des trois prochains mois ?

 

C’est là que commence le vrai travail d’organisation du manager. Qu’est-ce que vous voulez faire dans les trois prochains mois ? Et il va falloir « choisir ses combat », parce que sauf exception, vous ne pourrez pas tout faire.

Je vous propose pour cela trois sous questions :

  • Qu’est-ce qu’il va arriver d’obligatoire ? Les entretiens annuels ? Les budgets ?
  • Qu’est-ce que vous avez envie de faire vous ? Un sujet qui vous tient à coeur ?
  • Qu’y a-t-il dans vos objectifs que vous allez faire avancer ?

Et une fois que vous les avez choisis, la question suivante est de savoir comment vous allez vous impliquer ? Et c’est ça qui va donner le relief au reste de votre emploi du temps .

Car vous allez prévoir du temps sur certains sujets, mais aussi passer beaucoup moins de temps sur les autres. Pour ma part, cet exercice me permettait, quand j’ai eu beaucoup d’équipes, de choisir celles que j’allais voir toutes les semaines, et celles que j’allais voir tous les mois. Décider aussi des pairs qui devaient devenir mes meilleurs amis. Et prévoir tous les points stratégiques là où ça m’arrangeais, avant qu’on me les impose.

Mais ce n’est pas fini, car une fois tout ça posé, je vous propose la question la plus difficile…. 

 

#5 – Qu’est-ce que vous enlevez ?

 

C’est LA question la plus dure. Parce que je parie que vous en avez trop mis. Parce que si vous avez lu l’article jusque-là, c’est que vous avez un emploi du temps trop plein la plupart du temps. Et que dans cette lignée, je suis sûre que vous avez optimisé votre temps sans même vous en rendre compte.

Alors qu’en vrai, pour avoir un emploi du temps optimal, il ne faut pas optimiser, il faut prioriser encore plus. Parce que si vous ne le faite pas, vous n’avez pas de marge, alors qu’il va se passer encore plein de choses dans les trois prochains mois. Et que donc au moindre truc qui va se rajouter, votre emploi du temps va couler.

Quand je vous dis ça, je compatis, parce que pour moi c’était le plus dur, tellement j’avais envie de faire avancer le plus de choses possibles. Et à la fois, si je voulais bien faire les choses, survivre et pouvoir absorber ce qui allait arriver, je n’avais pas le choix. Donc je vous donne mon truc : discutez-en avec quelqu’un. J’ai découvert ça avec mon dernier chef (Merci JPH), qui m’a apporté son regard extérieur, et m’a poussée à trouver des solutions alternatives pour alléger.

 

En bref

 

Est-ce que vous pourrez faire votre emploi du temps idéal ? Non. Est-ce que vous le tiendrez toutes les semaines ? Non plus, désolée. Mais je suis sûre qu’essayer de s’en rapprocher tout en restant souple est une des clés, à la fois de l’équilibre personnel et de sa performance au travail. Et si on peut allier les deux, pourquoi s’en priver ?

Et comme je suis hyper sympa 😀, je vous donne mon dernier emploi du temps ou j’étais manager. En tout cas de la partie que je pouvais maitriser. Là où c’est encore libre sur cette version, vous imaginez bien que c’était en pratique toujours rempli par d’autres que moi, ou par des urgences… Vous noterez au passage l’importance de l’aspect visuel et du choix des couleurs: le gris pour mon temps à moi, le vert pour mes N-1, le violet pour les projets, le jaune pour les pairs, et le rouge pour ce qu’il ne faut surtout pas manquer…. C’est beau non ? Et surtout j’aimais bien, parce que c’était le mien.

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Limites ? Comment récupérer ?

Limites ? Comment récupérer ?

Quand j’étais manager, j’ai toujours été à fond en janvier et février. Parce qu’il y avait plein de choses à lancer : des nouveaux projets, des équipes à emmener… et j’adore lancer des trucs😀. Bref vous l’aurez compris, cette période était faite pour moi.

Sauf que…. un jour, j’ai rencontré mes limites. Heureusement, pas les limites trop brutales, « juste » l’énergie à plat… Jusqu’à l’ordre de mon médecin : 15 jours d’arrêt. Comment ça 15 jours ?! Je me suis dit qu’avec 3 jours de repos ça irait mieux. Et bien croyez-moi, j’ai passé 8 jours entiers sur mon canapé, et le 9ème jour, j’ai vu une petite lueur d’énergie. Et c’est passé.

Qu’est-ce que j’en ai retenu ? Et bien, sur le coup pas grand-chose je vous avoue. « Juste un coup de pompe » je me suis dit. A part que l’année suivante, même période, même chose… Là je me suis dit qu’il y avait un truc…

Donc depuis, en mars, c’est le mois ou je me pose sur mes limites et ma manière de récupérer. Je vous propose donc aujourd’hui de vous partager mes signaux d’alertes, quelques pratiques de récupération, et surtout la manière dont je les ai adoptées en vrai. En préambule, je dois vous préciser que je suis quelqu’un de très terre à terre et cartésien. Donc franchement, si même moi je m’y suis mis, c’est qu’il y a de bonnes raisons. 😀

#1 – Les signaux d’alertes

Avant d’envisager des solutions, il faut d’abord connaitre ses signaux d’alerte de limites. Pour moi c’est peut-être le plus dur. Parce que je ne les sens pas physiquement. Je suis « à fond », et puis d’un coup « à plat ». J’ai eu beau cherché je n’ai rien trouvé de flagrant.

Rien de flagrant coté physique, mais j’ai trouvé des indices périphériques quand même. Par exemple sur le plan perso, j’appelle un peu moins mes amis, je m’énerve un peu plus vite à la maison… Coté boulot, je commence à travailler le soir plusieurs fois par semaine, je déjeune devant mon écran à 13h45 à l’arrache, mon agenda n’a plus un seul créneau de libre…. Et là, je sais que ça ne va pas pouvoir durer longtemps.

Mais j’ai beau connaître ces signaux, il m’est difficile de les voir parfois. Parce que je suis à fond, en train de faire des projets hyper motivants, que j’ai envie de faire avancer les choses le plus vite possible. Et c’est là où le fait de se poser prend encore plus d’intérêt. Pas seulement pour récupérer, mais juste pour prendre conscience des signaux d’alerte.

Bref, à défaut de sentir mes limites, je me pose pour voir les indices.

#2 – La récupération naturelle

Qu’est ce qui nous ressource ? Là encore, nous ne sommes pas tous pareils. Une des grilles de lecture que je connais est celle du MBTI, et de son axe I/E. « I » comme introverti, « E » comme extraverti. Les « I » récupèrent de l’énergie seul, sans interaction. Et les « E » récupèrent de l’énergie avec les autres. Et ça change tout. Parce que je suis « I » et donc je sais que pour récupérer, j’ai besoin de « fermer les écoutilles ».

Cela ne veut pas dire que je n’aime pas les interactions, au contraire. Mais c’est juste qu’au bout d’un moment, j’ai besoin d’une pause. Et la période de début d’année étant très riche en interaction, j’ai ensuite besoin d’activités plus solitaires, de moins de bruit. Par exemple préparer une présentation powerpoint pendant une après-midi toute seule me ressource. Oui je sais, ça peut paraître étrange 😀.

Mais mon best of pour récupérer est la journée de pause, juste comme ça, toute seule à la maison. Pas la journée logistique / médecin / courses. Juste la journée « rien de prévu ». Et surtout, sans personne à la maison. Avec le télétravail à plein temps, c’est difficile d’avoir ce moment d’isolement, et je sens bien que ça manque. Donc parfois, même avec plusieurs personnes à la maison, je m’isole et je ne suis dispo pour personne !

Bref, parfois j’ai besoin d’être tranquille.

#3 – Les sports complémentaires

J’ai toujours eu besoin d’évacuer le stress, et je connaissais depuis longtemps le sport défouloir : des années de step en salle, de course à pied et de fitness en tout genre. Ces sports calment par évacuation de l’énergie et production d’hormones.

Et puis un jour il y a maintenant une bonne dizaine d’année, j’ai essayé le yoga. Ce sport à priori n’était pas pour moi, vu mon niveau d’énergie mais aussi ce que ça véhiculait comme image à l’époque. C’est surement plus classique maintenant, mais à moi à l’époque ça m’a demandé un peu d’ouverture 🙂

Il a fallu notamment que je trouve mon style de yoga : plutôt en salle de sport ou dans des centres de méditation ? Et pour le savoir, j’ai testé. Et quand je suis rentré dans le centre ou les gens étaient habillés tout en jaune, je me suis dit que c’est là où je voulais être. Un espace de calme et de sérénité. Hyper étrange pour moi, j’en ai été la première surprise. Et non, ce n’était pas une secte ;-). Juste un endroit qui respirait la zénitude.

En pratique, le yoga m’enlève réellement une couche de stress, d’anxiété, de tension, dont je n’avais même pas conscience avant. Et c’est quand cette couche disparaît que je m’en rends compte.

Bref, depuis, je n’ai jamais arrêté.

#4 – Un peu d’ésotérisme ?

Esotérisme à mon sens signifie tout ce qui s’écarte du scientifique et du cartésien pur. Mais avec l’âge on change;-) En fait non, ce n’est pas seulement l’âge, mais les essais que j’ai faits. Ou j’ai vu en vrai ce que ça faisait chez moi. Comme quoi tout le monde peut évoluer 🙂

C’est comme ça que j’ai testé la méditation il y a une dizaine d’année. Certes maintenant c’est en vogue et ses effets sont largement démontrés, mais pour moi c’était un cap à franchir que d’essayer. Et bien depuis 10 ans, c’est mon rituel : 10mn tous les matins. Je vous avoue que parfois je m’en passerais bien pour gagner 10mn de temps, mais je sens que ce ne serait pas une bonne idée, tant ça me permet de trier, de classer, de poser mon esprit. Parfois je réfléchis à plein de choses pendant 9 mn, et à la dixième tout à coup ça se calme. Parfois ça marche moins bien, c’est la vie. 🙂

Et là aussi, il faut trouver son style : avec un guide audio (CD ou appli), avec une musique faite pour, dans un centre de méditation, concentré sur un objet ou en fermant les yeux ? Tout ça étant très personnel, c’est comme tout, il faut tester. Pour ma part je suis arrivée à la conclusion que ce qui m’allait, c’était « rien du tout ». Juste me poser.

Bref, un truc à tester.

#7 – Et respirer

La méditation est apaise le mental, mais parfois ca ne marche pas, et mon cerveau continue de mouliner. Et c’est pour ça que j’ai testé la sophrologie. Parce que quand la porte du cerveau ne marche pas, il faut essayer par la fenêtre du corps et de la respiration.

Là encore il y a plein de modes possibles et il faut trouver le sien. Pour ma part j’ai adopté deux modes: les cinq minutes audio quotidiennes, et la séance d’une heure individuel quand j’ai besoin. Je conseillerai à tout le monde d’essayer une séance, juste pour voir ce que ca fait, avec des exercices sur mesure. Et dans tous les cas, vous pouvez essayer le format 5mn…

5 minutes de pause, ce n’est pas grand chose, et à la fois c’est déjà beaucoup. Pour moi, c’était 5 minutes sur mon trajet du retour, entre la sortie du RER et chez moi. 5 minutes en marchant, avec un audio qui me permettaient de poser tout ce que j’avais dans la tête avant de rentrer. 5 minutes qui ont sauvé pas mal d’arrivées à la maison ;-). Merci encore à ma sophrologue Fanny Faugeron de m’avoir donné cet enregistrement.

Bref, une vraie ressource.

En bref

Voila vous savez tout. 🙂 Je voulais partager ce sujet avec vous parce que ça ne m’était pas naturel au départ de me dire que j’avais des limites, et que je devais parfois récupérer. Et encore moins que je pouvais adopter ces moyens là.

Pour finir, je vous laisse avec ces deux questions :

  • Et vous ? Comment faites-vous pour identifier vos limites ?
  • Quels sont vos meilleurs trucs pour récupérer ?

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Priorisation des formations, ce que j’ai fini par comprendre

Priorisation des formations, ce que j’ai fini par comprendre

Pendant longtemps, le moment de la priorisation des formations ne m’a pas fait rêver. C’était une des tâches de management qu’il fallait faire. Pour moi, cela consistait à reprendre les demandes de mes collaborateurs, à les classer en mon âme et conscience, et à voir ce qui rentrait dans le budget. Indispensable, mais pas forcément l’activité de l’année.

Et puis j’ai découvert que l’on pouvait en faire un vrai acte de développement des collaborateurs et de l’entreprise. Bref un truc sympa, utile et avec du sens. Il m’a fallu pour cela élargir l’exercice, et ce sont ces expériences que je vous partage aujourd’hui.

Mais avant de vous en parler, rendons à César ce qui lui appartient. Car ces évolutions ont été le fruit d’un travail collectif de mon ancien écosystème : des directeurs aux RHs en passant par les managers. D’ailleurs, c’est sûrement parce que chacun y a amené sa patte que nous avons si bien avancé au fur et à mesure des années ;-).

Voici donc comme d’habitude ce que nous avons tenté, ce qui a marché, et bien sûr, ce qui a moins bien marché.

#1 – Des formations aux actions de développement

Au départ, la formation se résumait pour moi à « 3 jours sur un sujet ». Mais cette modalité n’est qu’une des réponses que l’on peut proposer en terme « d’action de développement ». Parce que la réponse à « il faut qu’il progresse » n’est pas toujours « il va faire une formation ». Cela peut être plein d’autres choses.

La première alternative que nous avons introduite était les conférences au sens large. Cela allait de la grande conférence très connue aux petits déjeuners, en passant par les tables rondes et autre meetups. Il faut dire que dans le monde de la tech, c’est indispensable si on veut rester à la pointe, car les nouveautés ne sont justement pas encore dans les formations. Et nos amis RHs étaient suffisamment ouverts pour les prendre en compte.

Nous avons aussi exploré les « vis ma vie », qui consistait à passer quelques jours avec quelqu’un qui a la compétence souhaitée. C’était utile par exemple pour ceux qui voulaient se reconvertir dans d’autre métiers ou technos. Parce que avant de se lancer dans une formation, il était intéressant qu’il sache ce que ça allait être en vrai ensuite.

Le dernier truc que nous utilisions était la formation au sein d’une équipe, c’est à dire mettre un junior dans une équipe expérimentée. L’équipe était alors en charge de sa montée en compétence. Certes, c’était du temps que l’équipe ne passait pas sur de la production, mais la formation était ainsi au plus près du terrain et des vrais problématiques, loin des formations génériques.

Bref, des élargissements utiles.

#2 – De la demande à une ambition managériale

Dans la superbe boite où j’étais, notre ambition était de rester à la pointe, et nous souhaitions pour cela que nos collaborateurs soient ouverts aux nouveautés extérieures. Certes, certains avaient déjà une grande appétence pour ça et auraient évolués seuls. Mais ce n’était pas suffisant.

Nous avons donc souhaité que nos collaborateurs aillent dans une conférence au moins une fois par an. Nous avons pour cela sélectionné quelques conférences de référence qui correspondaient à ce que nous souhaitions insuffler ou promouvoir. La première année, c’était presque une « obligation » à y aller. Et cela a eu du bon, car cela a déclenché le mouvement.

Mais l’effet de bord a été que certains collaborateurs y allaient sans réelle motivation et n’en retiraient pas forcément grand chose. Ils allaient aussi tous aux mêmes conférences. Nous avons donc infléchi notre position les années suivantes, en laissant la main à nos collaborateurs, maintenant qu’ils savaient qu’ils étaient largement encouragés à « aller voir ailleurs ». 🙂

Et d’année en année, nous sommes arrivés à un équilibre, avec toujours des conférences majeures, mais aussi des conférences de niche que nous n’aurions jamais trouvées en tant que « non expert ». Avec des collaborateurs qui étaient très actifs et d’autres moins, selon leur envie mais aussi le domaine plus ou moins mouvant sur lequel ils étaient. Et nous avons toujours gardé une incitation managériale sur le sujet, pour maintenir la dynamique. 🙂

Bref, une solution intéressante pour rester à la pointe et insuffler un esprit d’innovation.

#3 – Du court terme au long terme

Dans la priorisation des formations, il y a d’abord du court terme obligatoire. Et ces formations sont « faciles » à identifier : les formations sécuritaires, celles sur des nouvelles normes officielles…

Mais qu’en est-il de la vision long terme pour le collaborateur ? Dans l’informatique, où on aime la spécialisation, c’est un vrai risque, car les technos et les méthodologies de travail évoluent en permanence. Donc il était utile et nécessaire de prendre recul avec son collaborateur sur son évolution à plus long terme. Pour sentir quand une techno ou un métier allait s’éteindre. Et s’y préparer.

Mais aussi plus positivement, cela se plaçait dans une perspective d’évolution du collaborateur. Vers ou souhaitait-t-il aller dans 5 ans, voire plus? Cela demandait au manager une ouverture d’esprit, pour projeter son collaborateur dans une équipe qui ne sera sûrement plus la sienne. On touche ici la casquette « développement humain » du management, loin de la casquette de « responsable opérationnel ».

Au final, ces réflexions ont donné lieu à des actes de développement certes moins utilitaires, mais ceux-ci permettaient au collaborateur de cheminer tranquillement vers une potentielle évolution ou reconversion. Et à l’entreprise de ne pas se retrouver dans une impasse un peu plus tard.

Bref, un investissement long terme indispensable.

#4 – Du local au global

Connaitre les compétences nécessaires dans son équipe, je dirais que c’est plutôt facile. La question plus difficile est « Quelles sont les compétences que l’on voudra avoir dans l’entreprise dans 5 ou 10 ans? ». Cela demande d’élargir au niveau de l’entreprise et de voir plus loin dans le temps.

Et cela peut donner des réponses bien différentes. Par exemple, c’est avec ces réflexions que nous avons décidé d’être plus volontaire dans les formations Big Data avant que ça n’explose. C’est aussi dans cette vision globale que nous avons formé une dizaine de personnes à la facilitation. Parce que nous sentions qu’en grand au niveau de l’entreprise cela nous serait utile pour décloisonner.

Ce travail peut sûrement se faire de plein de manière, et nous n’avons été très structurés sur le sujet. Cela faisait partie du dynamisme globale, et chaque direction pouvait développer un peu ce qu’elle voulait. Et nous régulions après en cas de doublon ou de divergence. Avec le recul je me dis que nous aurions gagné à être plus collectif sur ce sujet.

Bref, une vision à structurer.

#5 – De l’arbitrage individuel aux décisions collectives

Au début quand j’ai eu des N-1 managers, j’appliquais un process de priorisation classique. Ils me remontaient leur priorisation, et je consolidais et j’arbitrais légèrement sur les bords. Je ne dis pas que c’était mauvais, mais aujourd’hui je me dis qu’on peut faire mieux. 🙂 Parce que chacun de mes N-1 avait une manière différente de prioriser donc ce n’était pas forcément équitable. Et aussi parce que la répartition au prorata du budget, si elle a le mérite d’être simple, ne prend pas en compte les besoins plus ou moins grands de chaque entité.

Donc pour améliorer ça, avec mes derniers N-1 managers, nous avons fait l’exercice collectivement. Au lieu d’une priorisation, chacun a préparé les raisons de chaque demande. Puis nous avons parcouru ensemble les 150 personnes de la direction. Le risque était que cela se transforme en foire d’empoigne et que chacun défende sa paroisse. L’idée a donc été de spécifier dès le départ que chacun prenait ici une casquette neutre de « membre du groupe de décision » et que l’objectif du groupe était de décider ce qui est le plus juste.

Evidemment cela a mobilisé 8 managers pendant quelques heures, et je ne vous cache pas que c’est un peu longuet :-). Mais ça vaut le coup, car au final, nous sommes arrivés à des critères de décision communs. Et cela nous a permis de partager ensemble la vision des compétences à développer sur le long terme. Et surtout nous avons gagné en transparence puisque chacun savait ensuite expliquer les décisions à son collaborateur. Parce que redescendre un arbitrage en y ayant participé ou pas, ce n’est pas la même chose.

Bref, un exercice collectif comme je les aime. 😉

En bref

Voilà, vous savez tout ;-). J’espère que ces élargissements vous ont fait voir cet exercice différemment. Pour ma part, ils m’ont permis que ça devienne une de mes activités préférées de manager : du développement des gens et de la vision long terme. Finalement les aspects nobles du management :-).

En pratique, le plus dur a été de trouver le temps pour essayer tout ça. Parce qu’il est toujours plus facile et rapide de faire comme avant. Mais la deuxième année d’une nouveauté, c’est déjà la routine;-)

Bref, des trucs à essayer.

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Janvier, embarquez vos équipes : 5 possibilités

Janvier, embarquez vos équipes : 5 possibilités

Nouvelle année, nouvelles ambitions… Même si ce n’est pas la révolution, je crois qu’une nouvelle dynamique se lance à ce moment-là. Voici donc quelques souvenirs de lancement d’année avec mes équipes.

Mais qu’est ce que je lançais? Cela dépendait de la situation, mais globalement, les intentions étaient les mêmes: prendre de la hauteur, remettre en perspective, et redonner une vision collective à tout ce que nous allions faire ensuite.

Personnellement, j’adore lancer des trucs. J’ai aussi découvert avec le temps que j’adorais encore plus les lancer avec des gens. Voici donc ce que j’ai essayé, ce qui a marché, et, comme d’habitude, ce qui a un peu moins marché.

#1 – Partager les objectifs individuels en équipe

Commençons par une possibilité simple, mais néanmoins efficace : le partage. Il s’agissait de dédier un point d’équipe au partage des objectifs individuels de chacun.

Comme les objectifs n’étaient pas publics, je précisais juste en amont que chacun partageait ce qu’il voulait. Notamment sur les objectifs un peu plus « Soft Skills » qui étaient plus personnels. Dans les faits, le partage a toujours été factuel, sur les objectifs projets, et cela n’a jamais donné lieu à de grands échanges sur les manière d’être.

Cela permettait évidemment que chacun connaisse ce sur quoi les autres allaient se concentrer durant l’année. Mais cela permettait aussi de mieux appréhender la situation globale de l’autre, par exemple de savoir si il allait être plutôt disponible ou plutôt sous l’eau dans les prochains mois. Et donc d’être potentiellement plus indulgent potentiellement ensuite.

Plus généralement, je crois beaucoup à la valeur de partager les mêmes informations comme base d’alignement. Et l’investissement étant très réduit, cela ne valait pas le coup de s’en passer.

Bref, je l’ai fait tous les ans.

#2 – Repartager la vision par équipe

A ce moment de l’année, je ressentais aussi le besoin de reprendre de la hauteur avant de plonger. Et pour ça, je proposais de passer du temps sur la vision, les ambitions de l’entreprise pour cette année.

Pour cela je passais dans chaque équipe faire une présentation, avec le manager de l’équipe. Cela faisait donc une dizaine de personne à chaque fois, et mon but était que la proximité entraine des échanges.

En théorie, cela aurait pu…. Mais en vrai non. Il n’y avait surement pas assez de personnes dynamiques et intéressées dans chaque groupe. Mes statistiques personnelles disent que 20% au mieux des gens participent activement à ce genre de discussion. A 10, cela fait donc 2 personnes, et les 8 autres vous font gentiment comprendre qu’ils perdent leur temps.

Bref au final, j’ai abandonné cette solution. Pas hyper agréable et pas hyper utile.

#3 – Repartager la vision avec les key people et les volontaires

L’intention était la même que la proposition 2, mais en changeant le public. L’idée était cette fois de réunir uniquement les « key people » et ceux qui le souhaitaient lors d’un point dédié.

Mais qui étaient les key people? Traditionnellement, j’y mettais les managers, mais aussi toute personne qui, par son poste ou par son leadership, influençait la direction. Il s’agissait en plus de gens qui étaient souvent demandeurs de ce discussions plus stratégiques. Dans ma direction de 150 personnes, cela correspondait à une vingtaine de personnes.

En plus de ces key people, j’avais laissé la porte ouverte à ceux qui voulaient venir. Pour cela, je suis passée par les managers, qui relayaient l’information. Si j’avais envoyé une invitation à tout le monde, même en précisant que c’était facultatif, tout le monde serait venu parce que j’étais la cheffe. Et si j’avais limité au key people, certains auraient ralé parce qu’ils n’étaient pas invités. Là au moins, cela mettait la responsabilité dans les mains de chacun, ce que je trouve toujours bien. Et en pratique, seulement une ou deux personnes supplémentaires se sont manifestées.

Cela a donc donné presque trente personnes interessées, avec une présentation légère pour soutenir le discours, et surtout des questions-réponse pertinentes. Cet exercice a aussi été utile pour moi, pour avoir les questions qu’ils avaient, et pour savoir là où ils n’adhéraient ou pas. Ce groupe est d’ailleurs par la suite devenu un groupe régulier avec lequel nous pouvions travailler sur différents sujets de la direction.

Bref, un bon investissement, à la fois sur le court et sur le long terme.

#4 – Laisser les équipes s’inscrire dans la vision

L’approche était ici différente, car je souhaitais embarquer les équipes non pas sur les objectifs business et projets, mais sur le « comment nous allions travailler ». Cette thématique se prêtait mieux à une adhésion « à la carte ».

Nous partions pour cela d’ambitions définies en amont, en terme de pratiques et de valeurs. Par exemple dans le développement logiciel, cela consistait à encourager des nouvelles technologies, à tester de nouvelles méthodes de travail entre deux directions, ou plus simplement que chaque équipe communique son actualité. Notre objectif au comité de direction était que chaque équipe s’inscrive librement dans ces ambitions.

Nous faisions pour cela une redescente de celles-ci, par équipe ou par groupe d’équipe, et ensuite chaque équipe choisissait l’ambition à laquelle elle voulait contribuer cette année, et concrètement ce qu’elle allait faire dessus.

Ce système permettaient aux équipes de s’engager là ou elles le souhaitaient. Et au management d’avoir un retour sur ce qui motivait le plus les équipes, ou sur ce qui au contraire allait demander plus d’efforts et d’ajustements.

Evidemment, toutes n’accueillaient pas l’exercice avec un enthousiasme débordant. Mais majoritairement elles étaient motivées par la où les ambitions qu’elles avaient choisies. Et ce système nous a permis d’aligner l’entreprise dans une même direction. Mais ce n’est pas le sujet du jour, je vous en reparlerai à l’occasion :-).

Bref, un système qui correspond à mes valeurs de responsabilisation des équipes, je recommande.

#5 – Faire un évènement en grand, mais ludique

Cette année là, nous avons sorti le grand jeu, au sens propre comme au sens figuré. L’année précédente, certaines équipes de la direction avaient bien avancé sur des sujets précurseurs. Et je voulais aller plus loin et donner un coup de boost pour qu’ils se propagent plus largement et plus vite. Avec mes N-1, nous avons donc initié un évènement global de direction.

Pour la matinée, nous avons choisi six thématiques que nous voulions mettre en avant. Chacune avait une salle et était animée par les personnes qui l’avaient mises en œuvre. Nous avons ensuite organisé cela comme une conférence, avec trois rounds de 45mn. Chaque personne pouvait donc assister à 3 sujets sur les 6.

Pour l’après midi, nous voulions revenir à la vision sous format d’une redescente plus classique, en grand. Jusqu’à ce que l’une de mes N-1 nous dise ouvertement que c’était « ‘pfff… » »… Nous avons donc fait appel à nos facilitateurs pour voir ce que nous pouvions faire de plus fun. Et Pablo nous a proposé un monopoly créé pour l’occasion, avec les sujets sur lesquels nous voulions discuter. Nous avons fait 10 tables de 10 joueurs, avec pour chacune un facilitateur pour animer, et un de mes N-1 pour répondre aux questions.

Et au final, l’objectif a été rempli. Les collaborateurs ont pris conscience des nouveautés mis en œuvre par leurs pairs, et ils ont pu s’intéresser aux ambitions de manière ludique et de proximité.

Bref, beaucoup d’énergie pour l’organiser, mais un de mes plus beaux souvenirs de managers.

En bref

Je vous ai raconté ici cinq possibilités de lancement d’année, et j’imagine que vous en avez encore d’autres. Mais laquelle prendre ?

Pour moi, le choix dépendait de l’intention derrière: Est ce que je souhaitais renforcer la notion d’équipe? Ou redonner du sens aux objectifs de chacun ? Ou inclure plus les équipes dans la stratégie de l’entreprise ?

Cela dépendait aussi de la taille de l’équipe, de mon ancienneté en tant que manager avec l’équipe, et aussi de ce que j’avais fait l’année précédente.

Bref, on voit et on avise 😉

Entretiens annuels, mes tops/flops

Entretiens annuels, mes tops/flops

En cette fin d’année, j’ai envie de partager avec vous quelques souvenirs d’entretiens annuels, du temps où j’étais manager. Parce que c’était des moments importants et intéressants, et à la fois compliqués.

Mais qu’est-ce que j’entends par « entretien annuel » ? Suivant les organisations, cela peut avoir lieu plusieurs fois par an, en un entretien ou plusieurs… mais globalement le fond reste le même : on prend le temps de se poser pour y parler de poste, de compétences, de manière d’être, d’évolution, de performance, d’objectifs, de salaires…

Personnellement, j’adorais ces moments de prise de recul et de discussions ouvertes. Voici donc mes petites histoires d’entretiens : ce que j’ai essayé, ce qui a réussi, et ce qui a moins bien marché.

Mon premier ratage d’augmentation

Allez commençons par un sujet difficile, pour moi en tout cas :-): parlons argent.

Dans ma carrière de manager, j’avais déjà annoncé des augmentations qui ne convenaient pas du tout à mon collaborateur. Et jusque-là, cela ne m’avait pas posé de problème car je savais que j’avais fait quelque chose de juste dans la marge de manœuvre qui était la mienne.

Et puis un jour, je devais annoncer une augmentation que je trouvais très bien. J’avais un peu l’impression d’être là Mère Noël, mais lorsque je lui ai annoncé, j’ai vu son visage se décomposer. Parce que j’avais raté ce qu’il souhaitait à 0,1% près. Objectivement, le sujet n’était pas financier. Mais dans sa perception, cela gommait le message de reconnaissance que j’avais souhaité faire passer. C’est bien ce qui était rageant, car vu le très faible écart, j’aurais pu faire en sorte de l’atteindre si j’avais su ses attentes avant.

Eh oui parce que jusque-là, je ne posais pas systématiquement de questions sur le sujet. J’attendais que mon collaborateur m’en parle de lui-même, ce qu’il faisait parfois… ou non.

Par la suite, j’ai donc pris sur moi et j’ai abordé systématiquement le sujet en amont, avec une « simple » question sur ce qu’il avait en tête. Et je me suis rendue compte que cela pouvait être un échange constructif, et que dans tous les cas cela me permettait d’anticiper la réaction de mon collaborateur et de m’y préparer au mieux.

Bref, une bonne pratique que j’ai gardée.

Un objectif pour voir…

Dans le monde ou j’étais, l’atteinte des objectifs était importante, et nous discutions pour cela de cibles atteignables.

Et puis un jour, lors d’un entretien, j’ai dû faire autrement… Je ne savais pas quoi proposer pour que la personne évolue, et elle ne savait pas très bien non plus vers où aller… Nous étions dans une impasse, et dans ma conception du management, on ne pouvait pas en rester là.

Nous avons donc décidé de mettre un objectif incertain, pour voir, comme au poker. Pour voir si elle le faisait au final ou pas. Pour cela, nous avons partagé le risque associé: de son côté, le risque était de ne pas réaliser cet objectif avec les conséquences sur son évaluation finale. De mon côté, il était de ne pas voir se réaliser cet objectif utile pour l’équipe. Et une fois ce risque partagé, nous l’avons pris ensemble.

Au final, est ce qu’elle a essayé de le faire ? En partie. Mais nous avons beaucoup appris pour la suite sur ces appétences et compétences. Et rien que pour ça, cela valait le coup.

Bref, un truc qui peut servir en cas de besoin.

Venez avec vos objectifs

Dans les entretiens de fixation d’objectifs classiques, j’arrivais avec des propositions que nous discutions ensemble. Mais au fur et à mesure des années, j’ai commencé à faire l’inverse, ce sont eux qui arrivaient avec leurs propositions.

J’ai préféré essayé ce système avec des N-1 avec qui j’avais déjà fait une version « classique » au moins une année. Nous partagions ainsi déjà un même cadre commun de l’exercice. Je prenais soin aussi en amont leur partager mes propres objectifs ainsi que la vision de l’entreprise. Je leur demandais ensuite de proposer leurs propres objectifs, et de se fixer eux-mêmes leurs attentes.

Et mon rôle alors ? Mon rôle était déjà de bien comprendre ce qu’il y avait derrière les mots, car ce n’était plus les miens mais les leurs. Pour une fois, l’effort de compréhension passait de l’autre côté. 🙂 Il s’agissait aussi de challenger sur la sélection des objectifs et les enjeux associés. Et je me laissais la possibilité de compléter en cas de besoin.

A chaque fois, j’ai été surprise de la pertinence de ce qu’ils avaient proposé. Cela aurait pu être des objectifs évidents et au rabais, mais au contraire, ils étaient ciblés et bien dosés quant aux résultats. L’adhésion était aussi plus forte, les objectifs opérationnels étaient calés plus vite, et cela nous laissait plus de temps pour les axes de progrès plus personnels.

Bref, que du bon. 😉

L’évaluation déléguée

Le principe à tester était cette fois que ce soit le collaborateur qui décide de son évaluation. « Comment as-tu réussi cet objectif ? Qualitativement et quantitativement « . Il s’agissait de questions que je posais déjà, mais à titre informatif ou de discussion. Là, je voulais laisser cette décision à mon N-1.

Le niveau de risque étant un peu plus élevé, j’ai proposé ça uniquement à des collaborateurs dont je reconnaissais la maturité et avec qui la confiance mutuelle était là.

Au final, je dirais que je suis mitigée sur cette expérience;-) Sur le fond, les discussions n’ont pas été vraiment enrichies par rapport à un échange plus classique, et sur les objectifs mesurables, cela n’apportait pas grand chose.

Et sur les objectifs moins mesurables, parce qu’il y en avait toujours, cela m’a semblé enlever l’équité que j’essayais d’avoir entre mes collaborateurs car ils ne partageaient pas le même référentiel d’évaluation.

Bref, je n’ai pas gardé.

Des objectifs collectifs

Pour aller un cran plus loin avec ma dernière équipe, j’ai tenté les objectifs collectifs. Nous étions pourtant dans un monde d’objectifs individuels, ou chacun voulait être maître de réussir son objectif, donc cela n’était pas encore naturel.

J’avais la chance d’avoir pu construire une équipe mature, qui savait travailler ensemble dans la confiance. Le besoin d’objectifs communs est venu car certains objectifs se découpaient mal entre les différents départements, et parce que je voulais aussi créer une dynamique commune autour. Nous les avons par exemple testés sur notre stratégie de recrutement avec un nombre de recrutements à effectuer sur l’année.

Au final est-ce que certains en ont fait plus que d’autres ? Bien sur, ceux qui avaient en pratique plus de recrutement y ont passés plus de temps. Mais je retiens que tout le monde a été en aide active, par exemple pour faire passer un entretien pour son voisin, sans compter les heures de conseils et de soutien moral.

Bref, pas si difficile vu l’équipe en question, et efficace.

En bref

Au final, j’en retiens que comme pour les styles managériaux, tout dépendait de la situation. Plus le niveau de maturité et la confiance étaient présents, et plus je pouvais aller progressivement dans le participatif voire le délégatif. Le tout en mesurant à chaque fois le niveau de risque pour modérer en fonction.

Bref, on voit et on avise 😉