Quand on est manager, il y a souvent plus de choses à faire que de temps. Et cela peut donner lieu à des emplois du temps difficiles, pour ne pas dire invivables : de la journée en apnée à courir après les réunions, à l’impossibilité de se poser pour réfléchir et pour travailler.
Et c’est dans ces moments là que j’ai rencontré le triple effet kiss cool : ce n’est bon ni pour moi, ni pour les autres, ni pour mon efficacité. Bref, c’est loose loose loose.
C’est pour ça qu’aujourd’hui je vous propose de vous poser sur votre emploi du temps, pour arriver à mettre en place votre semaine de rêve. Si si, c’est possible, ou du moins vous pouvez vous en rapprocher. 😁
Mais le problème de l’organisation, c’est que c’est une chose très personnelle, et personne ne peut la définir pour vous. Enfin si…, mais elle ne vous ira pas. Je vais donc vous poser cinq questions, pour vous permettre de réfléchir à ce qui marche pour vous. Evidemment je ne vais pas pouvoir m’empêcher de vous partager ce que j’avais mis en place personnellement, parce que j’avoue que j’ai quelques compétences en matière de structuration du temps 😀
C’est parti ? A vos agendas !
#1 – Quelle est le rythme idéal de votre journée ?
Pour moi c’est LA question clé. Souvent, en tant que manager on a un emploi du temps rempli avec des choses que l’on ne décide pas. Donc nous allons partir à contrecourant et d’abord placer ce que l’on souhaite maîtriser.
Quand je parle de rythme, je m’intéresse en premier à trois moments clés : le lancement de la journée, le midi, et la fin de journée. Peu importe ce que vous en faites, mais faites-en ce dont vous avez besoin : voir vos équipes, dépiler vos mails, marcher dehors… Ces moments ne servent pas juste à « passer une bonne journée », je les place à la base de l’efficacité personnelle. Et une des bonnes pratiques que j’avais prise était de réserver ces créneaux dans mon agenda. Ça m’évitait de m’énerver contre les gens qui me mettaient des réunions à 9h alors que vraiment ce n’était pas le moment. 😀
Dans le rythme journalier, un autre sujet peut être le nombre de réunions consécutives que vous pouvez absorber. Et avec ces temps de visio, c’est peut-être encore plus important. Pour ma part, au bout de 3 réunions de 30mn je saturais. Donc à chaque fois que je voyais trois créneaux se remplir, je réservais le créneau suivant en « tampon ». Même chose quand je savais que certaines réunions allaient déborder, je prévoyais une marge ensuite. Ça me demandait certes d’avoir toujours un œil sur mon emploi du temps à venir, mais le rythme, ça n’a pas de prix. 😀
Et vous ? Quand avez vous eu l’impression d’avoir passé votre journée en apnée ? Ou au contraire, avez-vous souvenir d’une journée idéale ? C’est le moment d’identifier vos conditions. Et de les caler dans votre agenda !
#2 – Quelle est votre rythme de semaine ?
Maintenant que vous avez réfléchi à votre rythme sur une journée, je vous propose de vous poser sur le rythme de votre semaine. Et si on applique le même principe que sur la journée, je dirais que le tout début et la toute fin de semaine sont des moments clés à garder sous contrôle.
Une autre question récurrente est le flot continu de réunion. Et beaucoup de managers se plaignent de ne pas avoir le temps de travailler. Et en effet, si on ne réserve pas les créneaux, tout se remplit très vite. Et même si on en réserve, ils vont se faire grapiller. Le bon rythme que j’avais trouvé était de réserver ¾ d’une journée par semaine, ce qui me permettait avec les aléas de sauvegarder au moins 2h de travail les mauvaises semaines.
Allez, pour tout vous dire, preuve que parfois on déroge à son sacro saint idéal, j’en suis venu aussi à ajouter une soirée de travail par semaine. De manière tout à fait consciente, un 21h/23h qui me permettait de dépiler mes mails. Sans personne pour y répondre en direct en plus.
Et vous, quelles sont vos plages de travail idéales ? Et quels sont les autres moments que vous voulez ajouter pour travailler comme vous le souhaitez ?
#3 – Quel est votre écosystème ?
Maintenant que vous avez calé votre rythme, on peut aborder votre écosystème, les plus classiques étant vos N-1, votre chef et vos alter égo.
Pour vos N-1, j’imagine que vous avez déjà vos habitudes, avec des 121 et un point d’équipe. En amélioration, on peut quand même se poser la question de ne pas passer le même temps ou la même périodicité avec chacun selon sa maturité ou la situation.
Ensuite les points avec votre chef. Pour ma part même sans suivi opérationnel de proximité, j’avais tendance à les garder en hebdo ou toutes les deux semaines max. Comme ça en cas d’annulation de l’un d’entre eux, il n’était pas encore trop espacés.
Vient ensuite le reste de l’écosystème. Cela pouvait être les fonctions transverses type RH, ou mes alter égo des autres directions. Et c’est là que ça se corse. Parce que si vous les voyez tous tout le temps, ca va commencer à faire beaucoup. Il va donc falloir faire des choix. Ca tombe bien, c’est la question suivante. 😀
#4 – Quelles sont vos priorités des trois prochains mois ?
C’est là que commence le vrai travail d’organisation du manager. Qu’est-ce que vous voulez faire dans les trois prochains mois ? Et il va falloir « choisir ses combat », parce que sauf exception, vous ne pourrez pas tout faire.
Je vous propose pour cela trois sous questions :
- Qu’est-ce qu’il va arriver d’obligatoire ? Les entretiens annuels ? Les budgets ?
- Qu’est-ce que vous avez envie de faire vous ? Un sujet qui vous tient à coeur ?
- Qu’y a-t-il dans vos objectifs que vous allez faire avancer ?
Et une fois que vous les avez choisis, la question suivante est de savoir comment vous allez vous impliquer ? Et c’est ça qui va donner le relief au reste de votre emploi du temps .
Car vous allez prévoir du temps sur certains sujets, mais aussi passer beaucoup moins de temps sur les autres. Pour ma part, cet exercice me permettait, quand j’ai eu beaucoup d’équipes, de choisir celles que j’allais voir toutes les semaines, et celles que j’allais voir tous les mois. Décider aussi des pairs qui devaient devenir mes meilleurs amis. Et prévoir tous les points stratégiques là où ça m’arrangeais, avant qu’on me les impose.
Mais ce n’est pas fini, car une fois tout ça posé, je vous propose la question la plus difficile….
#5 – Qu’est-ce que vous enlevez ?
C’est LA question la plus dure. Parce que je parie que vous en avez trop mis. Parce que si vous avez lu l’article jusque-là, c’est que vous avez un emploi du temps trop plein la plupart du temps. Et que dans cette lignée, je suis sûre que vous avez optimisé votre temps sans même vous en rendre compte.
Alors qu’en vrai, pour avoir un emploi du temps optimal, il ne faut pas optimiser, il faut prioriser encore plus. Parce que si vous ne le faite pas, vous n’avez pas de marge, alors qu’il va se passer encore plein de choses dans les trois prochains mois. Et que donc au moindre truc qui va se rajouter, votre emploi du temps va couler.
Quand je vous dis ça, je compatis, parce que pour moi c’était le plus dur, tellement j’avais envie de faire avancer le plus de choses possibles. Et à la fois, si je voulais bien faire les choses, survivre et pouvoir absorber ce qui allait arriver, je n’avais pas le choix. Donc je vous donne mon truc : discutez-en avec quelqu’un. J’ai découvert ça avec mon dernier chef (Merci JPH), qui m’a apporté son regard extérieur, et m’a poussée à trouver des solutions alternatives pour alléger.
En bref
Est-ce que vous pourrez faire votre emploi du temps idéal ? Non. Est-ce que vous le tiendrez toutes les semaines ? Non plus, désolée. Mais je suis sûre qu’essayer de s’en rapprocher tout en restant souple est une des clés, à la fois de l’équilibre personnel et de sa performance au travail. Et si on peut allier les deux, pourquoi s’en priver ?
Et comme je suis hyper sympa 😀, je vous donne mon dernier emploi du temps ou j’étais manager. En tout cas de la partie que je pouvais maitriser. Là où c’est encore libre sur cette version, vous imaginez bien que c’était en pratique toujours rempli par d’autres que moi, ou par des urgences… Vous noterez au passage l’importance de l’aspect visuel et du choix des couleurs: le gris pour mon temps à moi, le vert pour mes N-1, le violet pour les projets, le jaune pour les pairs, et le rouge pour ce qu’il ne faut surtout pas manquer…. C’est beau non ? Et surtout j’aimais bien, parce que c’était le mien.
